오피스튜터 블로그

[Office 365] 여러 사용자 한번에 등록하기

Office 365를 사용하기 위해서는 관리자가 사용자 등록을 해야 합니다. 한 명씩 등록을 해도 되지만 사용자가 5명 이상이라면 한번에 등록하는 편이 더 간단하게 처리 할 수 있습니다. 한 번에 여러 사용자를 등록하는 방법과 한글로 입력된 사용자 이름이 올바르게 보이게 하는 방법을 알아봅니다. (분류: Office 365 관리자)

<1> Microsoft Online 포털에서 관리자를 클릭해서 관리자 화면으로 이동한 다음 왼쪽 메뉴에 있는 관리 그룹의 사용자를 클릭합니다.

<2> 사용자 페이지가 열리면 새로 만들기를 클릭한 다음 일괄 추가를 클릭합니다.

<3> 사용자 일괄추가 페이지가 열리면 샘플 CSV 파일 다운로드를 클릭해서 샘플로 사용할 파일을 다운로드 합니다.

<4> 파일 다운로드 페이지에서 열기를 클릭 해서 샘플 파일을 엑셀에서 실행되도록 합니다.

<5> 엑셀의 샘플 파일의 내용을 참고해서 추가할 사용자들의 정보를 입력하고, 샘플이 위치한 셀을 모두 선택해서 오른쪽 클릭한 다음 삭제를 클릭합니다.

<6> 리본메뉴의 파일 탭을 클릭하고 다른 이름으로 저장을 클릭합니다.

<7> 다른 이름으로 저장 창이 열리면 파일 이름을 입력하고 파일 형식은 CSV(쉼표로 분리)를 선택한 다음 저장을 클릭합니다.

<8> 알림 창이 열리면 예를 클릭하여 이 형식을 그대로 저장을 합니다.

<9> 저장한 파일을 메모장으로 열고 파일 메뉴를 클릭해서 다른이름으로 저장을 클릭합니다. 다른 이름으로 저장 창이 열리면 파일 형식을 모든 파일로 변경하고 인코딩 부분을 UTF-8로 변경한 다음 저장을 클릭합니다.
메모장에서 한번 더 저장을 하는 이유는 ANSI로 인코딩된 한글은 Office 365에서 한글로 표기되지 않기 때문입니다. 이 과정을 거치지 않는다면 한글로 입력된 사용자 이름은 제대로 보이지 않게 됩니다.

<10> Office 365의 사용자 일괄 추가 페이지로 이동한 다음 찾아보기를 클릭해서 사용자의 정보가 입력된 CSV 파일을 선택하고 다음을 클릭합니다.

<11> 확인 결과 단계에서 오류 없이 진행이 되었다면 다음을 클릭합니다.

<12> 로그인 상태 설정에서 로그인을 허용할 것인지를 선택하고 사용자 위치 설정에서는 나라를 선택한 다음 다음을 클릭합니다.

<13> 등록하는 사용자들에게 일괄적으로 라이선스를 할당하고 다음을 클릭합니다.

<14> 사용자의 위치를 대한민국으로 선택하면 Exchange Online의 서비스 사용이 제한 된다는 경고가 보이는데 큰 문제는 아닙니다. 다음을 클릭합니다.

<15> 기본적으로 전자메일 보내기 항목에는 현재 사용자(관리자)의 이메일이 보여지게 됩니다. 만들기를 클릭합니다.

<16> 결과 단계에서 사용자가 오류 없이 만들어진 것을 확인하고 닫기를 클릭합니다.

<17> 사용자 관리로 이동한 다음 정상적으로 등록되었는지 확인합니다.

[Office 365] Lync에 전체 직원 등록하기

Lync를 설치하고 로그인을 하면 제일 의아한 것은 직원들의 아이디가 보이지 않는다는 것이 아닐까 싶습니다. Office 365에 사용자 등록이 되어 있으니 자동적으로 보이길 바랬는데 보이지 않아 각자가 수 십 명의 직원들의 이름을 입력하며 검색을 하여 등록을 하는 것이 시간 낭비같이 여겨집니다. 해결 방법은 직원들을 그룹으로 등록하는 것입니다. (분류: Lync Online)

<1> Exchange Online 관리자 화면에서 사용자 및 그룹 메뉴의 메일 그룹 탭을 클릭한 후 새로 만들기를 클릭합니다.

<2> 새 그룹 페이지가 열리면 일반 탭의 표시 이름, 별칭, 전자 메일 주소를 입력합니다. 소유자는 기본적으로 현재 작성자가 등록 됩니다.

<3> 스크롤을 내려 구성원 탭을 확장한 후 추가 버튼을 클릭합니다.

<4> 구성원 선택 페이지에서 직원들을 선택한 후 추가를 클릭 또는 직원을 더블 클릭 해서 추가 항목에 등록 한 후 확인 버튼을 클릭합니다.

<5> 새 그룹 페이지에서 스크롤을 내려 구성원 자격 승인 탭을 확장한 후 승인과 탈퇴에 관한 항목을 선택하고 저장 버튼을 클릭하면 Exchange Online 관리자 페이지에서의 작업은 마무리 됩니다

<6> Exchange Online의 데이터를 Lync Online에서 참조하는데 얼마간의 시간이 걸립니다. 어느 정도의 시간이 지난 후에 Microsoft Lync를 실행하고 대화 상대 찾기 입력 창에 등록했던 그룹의 이름 혹은 별칭을 입력하고 그룹이 검색되면 마우스를 올리고 대화상대 목록에 추가를 클릭합니다.

<7> 등록된 그룹을 확장하면 전 직원의 이름이 보이는 것을 확인할 수 있습니다.

Exchange Online에서 등록한 그룹을 Lync Online에서 바로 검색하면 검색이 되지 않습니다. 데이터를 공유하는데 시간이 필요하기 때문입니다. 때에 따라 몇 시간이 소요되는 경우도 있습니다.

[Office 365] 동시 문서 편집하기

팀 사이트에 업로드 된 문서를  빠른 시간에 문서 작업이 필요한 경우 동시 작업으로 문서를 편집할 수 있습니다. 동시에 문서를 열어 편집하는 경우 문서에 사용자 정보가 나타나 문서 편집 시 충돌을 막을 수 있습니다. 문서를 닫고 다시 문서를 열면 다른 사용자가 수정한 내용을 편집할 수 있어 원활하게 편집 작업을 할 수 있습니다. (분류: SharePoint Online)

<1> 팀 사이트의 문서 라이브러리에서 동시에 편집할 워드 문서를 클릭합니다.

<2> Microsoft Word Web App에서 문서가 열리게 되면 해당 응용 프로그램에서 편집하기 위해 Word에서 열기 버튼을 클릭합니다.

<3> 문서가 열리면 문서 편집 버튼을 클릭하면 문서가 열리게 됩니다.

<4> 같은 방법으로 다른 구성원이 동일한 문서를 열게 되면 상태 정보 표시줄 하단에 사용자 정보가 나타납니다.

<5> 동시에 문서를 편집하게 되면 편집중인 영역에 사용자 정보가 나타납니다. 사용자 문서를 저장하게 되면 상대방에게는 화면에 표시되고, 하단에는 업데이트 가능 이라고 나타납니다.

<6> 업데이트 가능을 클릭한 후 저장 버튼을 누르게 되면 다음과 같은 대화상자가 나타납니다. 확인 버튼을 클릭합니다.

<7> 수정된 내용이 음영으로 표시되고, 해당 내용을 수정하려고 하면 하단에 수정할 수 없다는 메시지가 나타납니다.

<POINT> Office 문서를 해당 응용프로그램에서 동시 편집하는 경우 Word와 OneNote 문서만 가능합니다. Office Web Apps에서 브라우저 편집을 통해 동시 편집하는 경우에는 Excel, OneNote만 가능합니다.

[Office 365] 공동 문서 편집하기

팀 사이트 문서 라이브러리에 업로드된 문서는 사이트에 접속 가능한 구성원들과 공동 작업을 할 수 있습니다. 공동 작업시 체크 아웃/체크 인 기능을 활용하여 편집 작업을 진행합니다. (분류: SharePoint Online)

<1> 팀 사이트에 접속한 후 해당 문서 라이브러리를 선택합니다.

<2> 문서 목록이 나타나면 공동 작업을 위한 문서를 선택한 후 라이브러리 도구 - 문서 탭의 열기 및 체크 아웃 그룹에서 체크 아웃 아이콘을 클릭합니다.

<3> '체크 아웃 하려고 합니다.' 라는 대화상자가 나오면 확인 버튼을 클릭합니다.

<4> 문서를 선택한 후 라이브러리 도구 - 문서 탭의 열기 및 체크 아웃 그룹에서 문서 편집을 선택합니다.

<POINT> 문서를 체크 아웃 하게 되면 팀 사이트 체크 아웃한 사용자 필드에 사용자 정보가 나타납니다.

<5> 해당 응용 프로그램이 실행되면서 문서가 열리면 문서를 수정합니다. 수정이 완료되면 저장 아이콘을 클릭하여 문서를 저장합니다.

<6> 문서를 닫기 하면 '지금 체크인 하시겠습니까? 라는 대화상자가 나옵니다. 예 버튼을 클릭합니다.

<7> 버전 메모 대화상자가 나오면 수정한 내용을 요약하여 입력합니다. 확인 버튼을 클릭합니다.

<8> 팀 사이트에 체크 인 설명 필드에 버전 메모한 내용이 표시되고, 체크 아웃한 사용자에는 사용자 정보가 보이지 않게 됩니다.

[Office 365] 팀 사이트에 웹 파트 편집하기

팀 사이트에 현재 생성된 목록을 웹 파트 형식으로 추가할 수 있습니다. 페이지 편집에서 일정, 연락처, 공지사항의 웹 파트를 추가할 수 있습니다. (분류: SharePoint Online)

<1> 팀 사이트 페이지 상단 메뉴에서 편집 아이콘을 클릭합니다.

<2> 페이지에서 웹 파트를 추가할 위치에 마우스 커서를 놓은 후 편집 도구 - 삽입 탭을 클릭합니다.

<3> 생성해 놓은 일정을 추가하기 위해 웹 파트 그룹에서 일정 - B2B팀을 선택합니다.

<4> 페이지에 B2B팀 일정이 삽입되어 나타납니다.

<POINT> 생성된 문서 라이브러리를 삽입하고 싶다면 웹 파트 - 문서 라이브러리를 선택합니다. 목록에서 해당 문서 라이브러리를 선택하면 웹 파트가 삽입됩니다.

<5> 새로운 웹 파트를 추가하고 싶다면 편집 도구 - 삽입 탭에서 웹 파트 그룹의 추가 웹 파트를 클릭합니다. 만들기 대화상자가 나오면 범주 목록에서 검색을 선택하고 Advanced Search Box를 선택한 후 추가 버튼을 클릭합니다.

<6> 페이지에 웹 파트가 추가됩니다. 웹 파트에 대한 내용을 편집하려면 웹 파트 이름 좌측에서 목록 버튼을 눌러 최소화, 닫기, 삭제, 웹 파트 편집을 선택할 수 있습니다.

<7> 웹 파트 추가에 대한 작업이 완료되면 리본 메뉴 위에 있는 저장 버튼을 눌러 페이지를 저장합니다.

[Office 365] Office 365 응용 프로그램 설치하기

Office 365를 구성한 다음 Microsoft Office Professional Plus 및 Lync 2010은 다운로드 페이지에서 필요한 경우 직접 설치를 해야 합니다. (분류: Office 365)

<1> Office 365 홈 포털에서 리소스 - 다운로드를 클릭합니다.

<2> 다운로드 페이지에서 Lync 2010을 설치하기 위해 2. Microsoft Lync 2010 설치에서 언어와 버전을 선택하고 설치 버튼을 클릭합니다.

<3> 파일 다운로드 대화상자가 나오면 실행 버튼을 클릭하여 설치를 진행합니다.

<4> 설치가 완료되면 Lync 2010 창이 나타납니다. 로그인 주소와 사용자이름, 암호를 입력하여 로그인하면 됩니다.

<5> 리소스 - 다운로드 페이지에서 Microsoft Office Professional Plus를 다운로드 받아 설치합니다.

<6> 설치 완료 후 Office 프로그램을 실행하게 되면 정기 가입 로그인 창이 나타납니다. 전자 메일 주소와 암호를 입력하면 Microsoft Office Professional Plus 등록을 마칠 수 있습니다.

[Office 365] 사용자 화면 둘러보기

Office 365 계정은 사용자와 관리자 계정으로 구분됩니다. Office 365 사용자 계정으로 로그인하면 Office 365 홈 포털 화면을 통해 Outlook, Lync 설치, 팀 사이트로 빠르게 이동할 수 있습니다. (분류: 사용자)

<1> Office 365 홈 포털에서 사용자 계정 Microsoft Online Service ID와 암호를 입력한 후 로그인합니다.

<3> Office 365 홈 포털 상단메뉴에서 Outlook을 클릭하면 Outlook Web App을 통해 메일, 일정, 연락처를 관리할 수 있습니다.

Office 365 홈 포털 상단 메뉴에서 홈 버튼을 클릭하면 Office 365 홈 포털 화면으로 이동할 수 있습니다.

<4> Office 365 홈 포털 상단메뉴에서 팀 사이트를 클릭하면 팀 사이트를 통해 Office 문서 관리 및 공동 작업을 통해 협업을 할 수 있습니다.

팀 사이트 접속시 웹 브라우저에서 https://도메인명.sharepoint.com으로 직접 입력해서 접속할 수 있습니다.

Office 365 홈 포털 우측 상단에 있는 도움말 단추를 눌러 Office 365 도움말 - 시작 - 빠른 시작 가이드를 눌러 기본 가이드에 대한 설명을 확인할 수 있습니다.

[Office 365] 관리자 둘러보기

Office 365 계정은 사용자와 관리자 계정으로 구분됩니다. Office 365 관리자 계정으로 로그인하면 관리 개요 페이지가 나타납니다. 관리 개요 페이지를 통해서 관리자가 많이 사용하는 사용자 추가, 사용자 암호 다시 설정등과 같은 메뉴를 빠르게 사용할 수 있고, Microsoft Office 365 서비스에 대한 관리자 설정도 할 수 있습니다.  (분류: Office 365)

<1> Office 365 홈 포털에서 관리자 계정 Microsoft Online Service ID와 암호를 입력한 후 로그인합니다.

<2> Office 365 홈 포털 상단 메뉴에 관리자 메뉴가 나타나고, 관리 개요 페이지가 나타납니다.

<3> 관리자 바로 가기를 통해 자주 사용하는 관리자 메뉴를 실행할 수 있습니다.

<4> Microsoft Office 365의 Exchange Online, SharePoint Online, Lync Online에서 관리를 눌러 서비스에 대한 세부 설정을 할 수 있습니다.

<5> 관리 개요 창에서는 설치, 관리, 구독, 지원에 대한 설정을 할 수 있습니다.

<POINT> Office 365 홈 포털 우측 상단에 있는 도움말 단추를 눌러 Office 365 도움말 - 시작 - Office 365 관리자 입문서를 눌러 기본 가이드에 대한 설명을 확인할 수 있습니다.

Office 365 홈 포털에 처음 접속한 경우 프로그램을 다운로드 받아 설치하고 구성해야 합니다. 구성을 하게 되면 Outlook 2007 또는 2010에서 전자 메일 보내기, Office 데스크톱 응용 프로그램의 파일을 SharePoint Online에 직접 저장하는 기능을 사용할 수 있습니다.
(분류: Office 365)

<1> Windows 시작 메뉴에서 Microsoft Office 365 포털 - Microsoft Office 365를 클릭합니다.

<2> Office 365 홈 포털 로그인 화면이 나오면 Microsoft Online Services ID와 암호를 입력합니다.

<3> Office 365 홈 포털 화면이 나타납니다. Office 365 를 구성하기 위해 리소스 - 다운로드를 클릭합니다.

<POINT> Office 365 홈 포털에 처음 접속하는 경우는 로그인한 후 여기에서 시작 - 지금 설정을 눌러 구성할 수 있습니다.

<4> 다운로드 페이지가 나오면 3. Office 365 데스크톱응용프로그램 설치 및 구성에서 설정을 눌러 Office 365 구성을 진행합니다.

<5> Microsoft Office 365 데스크톱 설치 대화상자가 나오면 Microsoft Online Services ID와 암호를 입력한 후 로그인 버튼을 눌러 설치를 진행하면 됩니다.

<POINT> Microsoft Office Professional Plus 및 Microsoft Lync 2010 설치도 다운로드 페이지에서 언어와 버전을 선택한 후 설치를 눌러 다운로드 후 설치하면 됩니다.